Generator testów dla szkoły a RODO, umowa i dane uczniów

Jakie dane trafiają do generatora

Podstawowy sposób pracy to wklejenie fragmentu podręcznika, notatek albo planu wynikowego i pobranie gotowego arkusza. W tym procesie nie pojawiają się imiona, nazwiska, oceny ani żadne informacje o uczniach. Sprawdzian jest dokumentem dydaktycznym, a nie zbiorem danych osobowych.

Dane osobowe pojawiają się tylko po stronie nauczyciela, jako dane konta: adres e-mail, nazwa użytkownika i dane do faktury. To zwykłe dane kontrahenta, takie jak przy każdym oprogramowaniu kupowanym przez szkołę.

Czego nie wpisywać do narzędzia

Najprostsza zasada dla całego grona brzmi tak. Do generatora wklejamy treść nauczania, nigdy informacji o konkretnych uczniach. Dotyczy to zwłaszcza opinii i orzeczeń poradni. Dostosowanie arkusza polega na przełączeniu wersji (większa czcionka, krótsze polecenia), a nie na wpisywaniu diagnozy dziecka.

Jeśli szkoła ma regulamin korzystania z narzędzi cyfrowych, warto dopisać do niego jedno zdanie o tym zakazie. Wtedy każdy nowy nauczyciel dostaje tę informację razem z dostępem.

Umowa powierzenia przetwarzania danych

Umowa powierzenia jest potrzebna wtedy, gdy dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu szkoły. Przy generatorze, do którego trafiają wyłącznie treści z podręcznika, takie przetwarzanie co do zasady nie występuje. Mimo to część sekretariatów woli mieć dokument w segregatorze, bo wygodniej przejść kontrolę z gotowym papierem.

W podrecznikowy.pl wzór umowy powierzenia jest do pobrania, więc sekretariat nie musi o niego prosić. Sprawdź jednak, czy wasz inspektor ochrony danych nie wymaga własnego wzoru, bo niektóre organy prowadzące mają swoje szablony.

Kto w szkole zatwierdza zakup

W szkole publicznej zakup oprogramowania zwykle zatwierdza dyrektor, a rozliczenie idzie przez organ prowadzący albo radę rodziców, jeśli wchodzi w grę fundusz. W szkole niepublicznej decyduje właściciel lub dyrektor, który i tak patrzy na koszt na nauczyciela. Dla pojedynczego nauczyciela, który kupuje na własną rękę, wystarczy karta i faktura na działalność.

Przy kilku nauczycielach opłaca się plan szkolny z jednym kontem rozliczeniowym i rolami: dyrekcja, administrator, nauczyciel. Dyrekcja widzi, kto korzysta, a nauczyciele nie mają dostępu do ustawień płatności.

Faktura, płatność i zwrot

Szkoła kupuje samodzielnie, bez rozmów sprzedażowych. Faktura VAT jest wystawiana z nabywcą i odbiorcą, płatność może być przelewem, a plan roczny jest o połowę tańszy niż miesięczny. Zanim zdecydujesz, zobacz aktualne ceny na stronie cennika, bo to tam są obowiązujące kwoty dla planów Nauczyciel, Pracownia i Szkoła.

Przykładowa lista kontrolna dla dyrekcji

Zanim podpiszesz zakup, upewnij się, że rozumiesz pięć rzeczy. Co dokładnie trafia do narzędzia. Kto ma dostęp do kont nauczycieli. Czy dostawca podaje wzór umowy powierzenia. Jak wygląda faktura i czy pasuje do waszej księgowości. Co się dzieje z arkuszami po rezygnacji, czy można je pobrać.

Odpowiedzi na te pytania zajmują kwadrans, a pozwalają uniknąć sytuacji, w której po miesiącu użytkowania okazuje się, że sekretariat nie ma dokumentu potrzebnego do rozliczenia.

Jak wdrożyć generator w radzie pedagogicznej

Najlepiej sprawdza się pilotaż. Jeden zespół przedmiotowy, na przykład historia albo matematyka, generuje sprawdziany przez miesiąc, a potem referuje radzie, ile czasu zaoszczędził i co wymagało poprawek. Rada dostaje konkretne liczby zamiast ogólnych obietnic.

Po pilotażu decyzja o rozszerzeniu na całą szkołę zajmuje jedno posiedzenie. Przy okazji ustalacie wspólny wygląd arkuszy, logo szkoły i zasady grup A i B, co porządkuje dokumentację sprawdzianów. Więcej o doborze planu przeczytasz w artykule o generatorze testów dla szkoły niepublicznej oraz na stronie dla szkół.

Najczęstsze pytania sekretariatu

Sekretariat pyta zwykle o trzy rzeczy. Czy dane uczniów wychodzą poza szkołę, czy dostawca ma siedzibę w Unii i czy można zrezygnować bez kary. Na pierwsze odpowiedź brzmi, że dane uczniów w ogóle nie są potrzebne do pracy narzędzia. Dwa pozostałe pytania warto zadać dostawcy na piśmie i zachować odpowiedź w dokumentacji zakupu.

Dobry dostawca odpowiada w ciągu dnia roboczego i nie wymaga rozmowy telefonicznej. Jeśli odpowiedź przychodzi po tygodniu albo składa się z ogólników, to sygnał, jak będzie wyglądało wsparcie po zakupie.

Czym różni się to od platformy z kontami uczniów

Są dwa rodzaje narzędzi. Pierwszy to platformy testowe, w których uczniowie logują się i rozwiązują zadania online. Tam dane uczniów są przetwarzane, więc RODO wymaga umowy, polityki prywatności, zgód albo podstawy prawnej oraz wpisu do rejestru czynności przetwarzania.

Drugi rodzaj to generator arkuszy, w którym nauczyciel przygotowuje dokument, drukuje go i dalej pracuje na papierze. Obciążenie formalne jest tu znacznie mniejsze, a wdrożenie szybsze. Jeśli Twoja szkoła nie potrzebuje testów online, wybór generatora upraszcza całą sprawę, a na korzyść liczy się też brak konieczności szkolenia uczniów z obsługi konta.

Co po stronie nauczyciela języka polskiego

Sprawdziany z języka polskiego często łączą się z oceną wypracowań według kryteriów egzaminacyjnych. Do samego sprawdzania wypracowań polonista może użyć osobnego narzędzia, na przykład korepetycji z języka polskiego z oceną wypracowań według CKE, a generator przygotuje mu część testową z lektury i gramatyki.